Bezoekregistratie.nl · Ontvangen zonder gedoe, aanwezigheid onder controle

Hoe het werkt

Drie stappen, van aankomst tot vertrek

1

Bezoeker meldt zich aan

De bezoeker vult op de tablet zijn naam in, kiest de reden van bezoek en zoekt zijn contactpersoon. Vooraf uitgenodigde bezoekers tikken alleen een 6-cijferige code en zijn direct binnen. Meertalig scherm (NL, EN, DE, FR) en optioneel akkoord op huisregels of NDA.

Medewerker krijgt direct bericht van de aanmelding

2

Uw medewerker krijgt bericht

Zodra de bezoeker is aangemeld, ontvangt de host een bericht per e-mail, SMS of Teams: wie er staat, met welke reden en op welke locatie. De aanwezigheidslijst is meteen bijgewerkt, dus receptie en BHV weten altijd wie er in het pand is.

Aanwezigheidsbord toont wie er nog in het pand is

3

Bezoeker meldt zich af

Bij vertrek tikt de bezoeker zijn naam op dezelfde tablet en is de afmelding voltooid. Wie het vergeet, wordt aan het einde van de dag automatisch afgemeld. Alle aanmeldingen zijn per event vastgelegd voor audit en rapportage.

Voor wie

Van kantoor tot productie

Kantoor en zakelijke dienstverlening

Een professionele ontvangst zonder receptioniste die iedere bezoeker persoonlijk hoeft te noteren. Vaste bezoekers krijgen een uitnodigingscode, walk-ins vullen hun gegevens zelf in en de host wordt direct genotificeerd.

Productie, logistiek en food

Chauffeurs, monteurs en externe medewerkers melden zich zelf aan, tekenen digitaal de huisregels of veiligheidsinstructie en zijn traceerbaar aanwezig. BRC, IFS en ISO-audits worden een stuk lichter met een actueel logboek.

Zorg, onderwijs en overheid

Meertalig aanmelden voor patienten, ouders of burgers, met privacy-instellingen die passen bij uw sector. Gevoelige gegevens verdwijnen automatisch na de bewaartermijn die u zelf per bezoekerscategorie kiest.

Scherm aan de wand

Iedereen ziet wie er in het pand is

Een groot aanwezigheidsbord toont live wie er binnen is, per locatie en per bezoekreden. Ideaal bij de balie, in de kantine of bij de expeditie. In een calamiteit gebruikt de BHV hetzelfde scherm als BHV-lijst.

U bepaalt zelf welke velden zichtbaar zijn en of contactpersonen worden getoond. Filter op locatie of afdeling, sorteer op aankomsttijd, en houd langlopende afspraken apart in beeld.

De weergave-URL is beveiligd met token en IP-whitelist, dus alleen uw eigen scherm mag hem tonen. Auto-refresh elke minuut.

Aanwezigheidsbord met bezoekers en medewerkers, geschikt als BHV-lijst

Waarom u dit moet regelen

Geen luxe, wettelijk vereist en praktisch onmisbaar

Papieren registratie aan de receptie veroorzaakt vier problemen tegelijk. Bezoekregistratie.nl ondervangt ze alle vier.

01

AVG-proof bezoekersregistratie

Onder artikel 5 lid 1 sub f AVG bent u verplicht persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde inzage. Bij papieren registratie zijn naam, e-mail en bedrijfsnaam van eerdere bezoekers zichtbaar voor volgende bezoekers. Dat kwalificeert als datalek met meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Bezoekregistratie.nl houdt iedere registratie alleen toegankelijk voor de verwerkingsverantwoordelijke.

02

Bedrijfshulpverlening en ontruiming (Arbowet)

Op grond van de Arbowet (artikel 3 en 15) treft de werkgever doeltreffende maatregelen voor bedrijfshulpverlening, waaronder een actueel overzicht van aanwezigen bij calamiteiten. Een papieren lijst is bij brand of ontruiming vaak onbereikbaar. Bezoekregistratie.nl biedt de BHV-coordinator een continu actueel overzicht via mobiele toegang.

03

Operationele betrouwbaarheid

Papieren registratie is onbetrouwbaar: vergeten of zoekgeraakte exemplaren, onleesbaar handschrift, volle pagina's en handmatige naverwerking leiden tot onvolledige logboeken. Met Bezoekregistratie.nl ontvangt u bezoekers digitaal via een aanmeldscherm op tablet, ook buiten kantooruren of bij afwezigheid van receptie.

04

Audittrail en aantoonbare compliance

Normen als NEN 7510, ISO 27001, BRCGS Food Safety (clausules 4.2, 7.1 en 7.4) en de meeste aansprakelijkheidsverzekeringen verlangen een herleidbare registratie van fysieke toegang. Bezoekregistratie.nl levert per bezoek een volledige audittrail (in- en uitchecktijd, locatie, toestemmingen, uitnodigingsketen) die direct exporteerbaar is.

Wat het kan

Alles wat een receptionist doet, automatisch

Een tablet bij de ingang en Bezoekregistratie.nl regelt registratie, instructies, uitnodigingen en rapportage.

👤

Zelfregistratie in 60 seconden

Bezoekers vullen hun gegevens in, kiezen de reden van bezoek en gaan akkoord met de huisregels, volledig zelfstandig.

🔢

Snel-aanmelden met code

Nodig bezoekers vooraf uit. Ze ontvangen een unieke 6-cijferige code waarmee ze versneld inloggen op de bezoekdag.

📅

Vergaderruimte erbij

Boek bij het versturen van een uitnodiging direct een vergaderruimte, of plan losse reserveringen via een visueel rooster. Conflicten worden automatisch geweigerd.

🌐

Iedere gewenste taal

NL, EN, DE en FR staan standaard klaar. Wilt u een extra taal? Die voegen we toe aan uw eigen versie.

🎬

Instructies optioneel

Een instructievideo of geschreven huisregels per bezoekcategorie aanzetten kan, maar hoeft niet. Voor levering of een korte afspraak slaat u het over.

🔔

Direct seintje naar de host

Zodra de bezoeker zich aanmeldt, krijgt de juiste medewerker meteen een melding via e-mail of pushbericht. Geen omroep meer over de afdeling.

📍

Multi-locatie en thuiswerk

Een systeem voor al uw vestigingen. Voeg een locatie "Thuis" toe en u heeft meteen een overzicht van thuiswerkers en een sluitende registratie voor de fiscaal vrijgestelde thuiswerkvergoeding.

⚡

Realtime dashboard

Niet alleen de receptie, maar iedereen met toegang (BHV, host, management) ziet aankomsten en vertrekken direct live. Geen refresh nodig.

🛡

AVG-proof

Toestemming wordt per bezoek apart vastgelegd. Volledig auditeerbaar en aanpasbaar aan uw privacybeleid.

Optioneel: ook voor medewerkers

Als u wilt, ook uw medewerkers op dezelfde tablet

Standaard is Bezoekregistratie.nl er voor bezoekers. Wilt u ook medewerkers laten aan- en afmelden? Dan zet u dat per vestiging aan en heeft u meteen een betrouwbare aanwezigheidslijst voor de receptie en voor de BHV.

Aanwezigheidsbord met aangemelde medewerkers

👨‍💼

Medewerker-aanmelden

Elke medewerker krijgt een vaste 4-cijferige code. Een tik op de kiosk is versneld aangemeld, zonder formulier. Bij vertrek dezelfde code: aanwezigheidsduur staat netjes in het log.

📋

Aanwezigheidsbord

Zodra medewerkers meedoen, ziet u live wie er binnen is, in twee kolommen: aanwezig en afwezig. Filter op vestiging of zoek op naam. Handig voor receptie, office manager of het thuiswerk-overleg.

🚨

BHV-ontruimingslijst

Bij een calamiteit heeft de BHV'er met een klik een afvinkbare lijst van iedereen die vandaag is aangemeld, bezoekers en optioneel medewerkers. Werkt ook compact op de telefoon.

🏠

Thuiswerk-overzicht en vergoeding

Voegt u een locatie "Thuis" toe, dan tikken medewerkers 's ochtends een keer aan waar ze werken. Het bord toont wie waar zit, en u heeft een sluitende registratie voor de fiscaal vrijgestelde thuiswerkvergoeding.

Prijzen

Transparant, geen verrassingen

Inclusief installatie, updates en support. Maandelijks opzegbaar, geen jaarcontract. Prijzen zijn exclusief tablet of ander device.

✓ 30 dagen gratis, geen creditcard

✓ Set-up inbegrepen

✓ Maandelijks opzegbaar

✓ Updates en support standaard

Populair

Cloud Solo

€39/ maand

Voor organisaties met één vestiging.

1 vestiging, onbeperkt tablets
Custom branding (logo + huisstijlkleuren)
NL, EN, DE, FR standaard
Extra taal zelf in te stellen
Realtime receptie-dashboard
Uitnodigingen + persoonlijke codes
Categorieën zelf beheren
Direct seintje naar de host
AVG-akkoorden + auditlog
E-mail support
Maandelijks opzegbaar

Demo-link aanvragen

Cloud Business

€69/ maand

Voor organisaties met meerdere vestigingen.

Onbeperkt aantal vestigingen
Custom branding (logo + huisstijlkleuren)
NL, EN, DE, FR standaard
Extra taal zelf in te stellen
Realtime receptie-dashboard
Uitnodigingen + persoonlijke codes
Categorieën zelf beheren
Direct seintje naar de host
AVG-akkoorden + auditlog
Prioriteits-support binnen 4 uur
Maandelijks opzegbaar

Start vrijblijvend

Enterprise / On-premise

€4.999eenmalig + €99/mnd support

Voor organisaties die het zelf willen draaien op eigen server.

Alles van Cloud Business
Installatie op uw eigen server of VPS
Data blijft volledig in uw beheer
SSO + Active Directory-integratie
Custom vormgeving (volledige look-and-feel)
API-toegang voor integraties
SLA op aanvraag
Dedicated accountmanager

Vraag een gesprek aan

Tablet of device niet inbegrepen. Een browser volstaat: u kiest zelf het apparaat dat past bij uw entree (tablet, laptop, mini-pc met scherm of bestaande hardware). Bij oplevering ontvangt u onze installatie- en beveiligingsinstructie: het device staat in kiosk-modus, niemand kan de browser verlaten of andere apps openen.

Contact

Vraag een demo aan

Vertel kort over uw locatie en het aantal bezoekers per week. Wij richten een demo-omgeving voor u in en plannen een korte online rondleiding.

Reactie binnen één werkdag.

Onthaal, digitaal.